cards-x Event-Badge-Leitfaden
Event-Badges sind und bleiben seit vielen Jahren ein wichtiger Bestandteil jeder Firmen- oder Sportveranstaltung, Konferenz oder Messe. Warum sollten Veranstaltungsorganisatoren angesichts der Zunahme digitaler Pässe den Event-Badge als Grundlage ihrer Akkreditierungslösung behalten und was macht einen großartigen Event-Badge aus?
Was ist ein Event-Badge?
Ein Event-Badge ist ein physisches, personalisiertes Identifizierungstool, mit dem die wichtigsten Informationen der Teilnehmer visuell angezeigt werden können, z. B.: Name, Berufsbezeichnung, Rolle bei der Veranstaltung und Zugriffsebenen. Es ist auch möglich, einen Event-Badge zu kodieren, der dem Teilnehmer den Zutritt zu kontrollierten Zonen ermöglicht und ihn als Teil eines bargeldlosen Zahlungssystems verwendet.
Oft wird ein Event-Badge mit einem Schlüsselband um den Hals getragen oder mit einer Nadel oder einem Clip an der Vorderseite des Teilnehmers befestigt.
Warum sollte ich einen Event-Badge verwenden?
Ein Event-Badge kann mehr als nur eine visuelle Darstellung der Teilnehmerinformationen bieten. Ein Namensschild für Veranstaltungen oder Konferenzen kann verwendet werden, um das Kundenerlebnis und die Sicherheit zu verbessern und Teilnehmerdaten zu sammeln, um nur einige zu nennen.
Zu den wichtigsten Vorteilen eines Event-Badges gehören:
1. Zugang und Sicherheit
Event-Badges fungieren als „Eintrittskarte“ zu einer Veranstaltung und ermöglichen die übersichtliche Darstellung wichtiger Daten wie dem Zutritt. Dies kann den Status des Teilnehmers (Referent, Personal usw.) umfassen. Darüber hinaus sind viele Namensschilder von Veranstaltungen mittlerweile mit RFID- und kontaktlosen Chips ausgestattet, die eine digitale Steuerung bei der Verwaltung von Zonen und Toren ermöglichen.
2. Markensichtbarkeit
Konferenz- und Event-Namensschilder sind ein großartiges Branding-Tool. Mit Logos, Farben usw. der Veranstaltung individuell gestaltet, sind sie eine großartige Möglichkeit, während der gesamten Veranstaltung eine einheitliche Marke zu schaffen.
3. Datenerfassung
Das Sammeln von Teilnehmerdaten bei einer Veranstaltung ist nichts Neues! Durch die Verwendung verschlüsselter Event-Badges können Organisatoren jedoch die Präferenzen der Delegierten verwalten und Ausstellern und Teilnehmern den einfachen digitalen Austausch von Daten ermöglichen.
4. Eventmanagement
Durch die eindeutige Unterscheidung zwischen Rednern, Teilnehmern und VIPs können Veranstalter den Besucherstrom einfach steuern und sicherstellen, dass die richtigen Delegierten am richtigen Ort sind, ohne dass es zu Störungen und Verzögerungen kommt.
5. Erinnerungsstücke
In manchen Fällen kann eine Veranstaltung etwas sein, an das die Delegierten gerne erinnert werden möchten, und ein gut gestaltetes Namensschild für die Veranstaltung kann ein tolles Andenken sein.
Was ist bei der Erstellung eines Event-Namensschildes zu beachten?
Namensschilder für Veranstaltungen sind mehr als nur Erkennungszeichen. Sie sind das Einzige, mit dem jeder Delegierte/Teilnehmer Erfahrungen machen und darüber entscheiden kann, ob er bei einer Veranstaltung ein positives Erlebnis hat! Ein schlecht gestalteter, ausgegebener und ineffektiver Event-Badge könnte sich negativ auf das Gesamterlebnis auswirken.
Nachfolgend finden Sie einige Ideen, was bei der Erstellung eines Event-Badges beachtet werden sollte.
1. Art des Event-Badge-Materials
Die Zeiten, in denen PVC die einzige Wahl war, sind längst vorbei. Heutzutage gibt es nachhaltigere Materialien wie PET-G, Karton, Holz usw. Dies würde dazu beitragen, den CO2-Fußabdruck einer Veranstaltung zu verringern und eine sozial verantwortlichere Veranstaltung zu fördern.
2. Größe des Event-Badges
Wie viele Daten müssen angezeigt werden? Name, Bild, QR-Code, Firma, Eventlogo? Dadurch wird bestimmt, welche Ausweisgröße erforderlich ist. Die gebräuchlichste Größe für Event-Badges ist 140 x 88 mm oder 124 x 88 mm, bei vielen Veranstaltungen sind jedoch immer noch erweiterte Abzeichen (98 bis 140 x 54 mm) und CR80 zu sehen.
3. Erwartungen an Ihr Event-Badge
Wie bereits erwähnt, kann ein Event-Badge für mehr als nur eine visuelle Darstellung verwendet werden. Er ist kodierbar und ermöglicht zahlreiche Zutritts-, Kontakt- und Bargeldlosfunktionen.
4. Technologie
Kontaktlose und RFID-Technologie werden in vielen Event-Badges immer häufiger zum Einsatz kommen. UHF-Chips (Ultrahochfrequenz) haben im Vergleich zu MIFARE und HF (Hochfrequenz) eine größere Lesereichweite, und wenn sie in Verbindung mit dem richtigen System verwendet werden, ist es möglich, in bestimmten Bereichen einer Veranstaltung eine Live-Übertragung der Teilnehmer bereitzustellen, die detaillierte Delegierteninformationen bietet.
5. Design
Bei der Gestaltung eines Event-Badges sind die Marke und das Thema von entscheidender Bedeutung. Das perfekte Event-Badge erfordert viel Nachdenken, insbesondere wenn es darum geht, das Potenzial eines Badges zu verstärken. Beispielsweise nutzen immer mehr Veranstaltungen QR-Codes, um die Einbindung der Teilnehmer zu steigern, den Check-in zu vereinfachen und den Zugriff auf Veranstaltungstools zu erleichtern. Ähnlich verhält es sich bei Veranstaltungen mit mehreren Zonen, die für einige Teilnehmer geschlossen sind: Viele Event-Badges zeigen jetzt unterschiedliche Farben an, um unterschiedliche Zonen darzustellen, sodass sie für die Sicherheitskräfte leicht zu erkennen sind. Wie wichtig sind abschließend das Material des Badges, die Farbbrillanz, die Detailgenauigkeit und die Bildqualität sowie die Konsistenz des Badges? Viele dieser Faktoren bestimmen, wie viel vor Ort gedruckt werden kann, wie groß die Karte ist und welche Art von Event-Kartendrucker verwendet wird. Zum Beispiel ein Retransfer (Over the Edge) oder Direct-to-Card (Edge-to-Edge) Event-Kartendrucker.
6. Ausstellungsort
Das Drucken von Event-Badges vor Ort wird aufgrund der Flexibilität, Anpassungen in Echtzeit vorzunehmen, die Einbindung der Teilnehmer zu verbessern, den Check-in zu vereinfachen und Sicherheitsfunktionen zu integrieren, die unbefugten Zutritt verhindern und die Veranstaltungssicherheit erhöhen, immer beliebter.
7. Event- und Akkreditierungs-Kartendrucker
Es gibt eine Reihe von Event-Kartendruckern, die sich zum Drucken von Event-Badges im Extragroßformat (88 mm x 124–140 mm), CR100 (67 mm x 99 mm) und im erweiterten Format (124–140 mm x 54 mm) eignen. Darüber hinaus bestimmen Aussehen, Haptik, Druckfinish und Ausgabepunkt der Karte den Typ des Druckers, zum Beispiel Retransfer, Direct-to-Card und Tintenstrahldrucker. Zusätzlich zu den zusätzlichen Optionen, die für die Kodierung erforderlich sind, kann ein Experte für Event-Akkreditierung dabei helfen, diese Phase zu entmystifizieren und sicherzustellen, dass Sie den richtigen Akkreditierungskartendrucker für Ihre Veranstaltung erhalten.
8. Anzeigen des Event-Badges
Wie wird der Event-Badge angezeigt? Ein personalisiertes Lanyard ist bei vielen Großveranstaltungen die häufigste Option, vor allem aufgrund der Kartengröße und der guten Lesbarkeit der angezeigten Informationen. Es können jedoch Badges und Clips verwendet werden.
Bei so vielen zu berücksichtigenden Faktoren kann alles sehr entmutigend wirken. Oftmals kann die Zusammenarbeit mit einem Akkreditierungsexperten Zeit und Geld sparen und Ihre Akkreditierungslösung für Veranstaltungen vereinfachen. Um mehr darüber zu erfahren, welchen Mehrwert die Zusammenarbeit mit einem Event-Akkreditierungsspezialisten bietet, werfen Sie einen Blick in unseren Produktleitfaden.
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